Fakturer akonto: akontoplan, avregning og sluttfaktura

Gjelder for: Alle med tilgang

Ser du ikke dette valget, kan firmaet ditt ha begrenset tilgangen. Spør administratoren din.

Med akontoplaner og akontogrupper kan du ved akontofakturering hente et beregnet forslag til a-kontobeløp, basert på en prosentandel av stipulert honorar i kundebudsjettet. Akontoer som er sendt, må alltid avregnes mot saldo med fakturatypene Sluttfaktura eller Løpende med avregn. a-konto/forskudd.

Forutsetning

Før du kan bruke akontofakturering, må stipulert honorar være fylt ut i kundebudsjettet. Opprettelse av akontoplan krever administratortilgang.

Opprett akontoplan

1. Gå til Admin i menyen til venstre, klikk på Økonomi og deretter på Akontoplan.
2. Klikk på Ny akontoplan.
3. Gi akontoplanen et navn.
4. Opprett én eller flere akontogrupper. Navn på akontoplan og akontogruppe kan være det samme dersom du bare bruker én gruppe. Ønsker du flere grupper, kan du for eksempel bruke akontoplan «A-konto høst» med akontogruppene «30 % august», «40 % september» og så videre.
5. Klikk på Lagre.

Du kommer nå tilbake til oversikten over akontoplaner.

Registrer prosentandel per periode

1. Klikk på akontoplanen du nettopp opprettet. En liste med tilknyttede akontogrupper vises.
2. Legg inn ønsket prosentandel per måned i akontogruppen, for eksempel 30 i august og 40 i september.

Akontoplanene ligger under Admin → Økonomi → Akontoplan (siden heter A-kontoplan). Ny akontoplan åpner dialogen Opprett ny akontoplan med Er aktiv og Navn, og seksjonen Grupper med knappen Legg til gruppe og kolonnene Gruppenavn, Rekkefølge og Aktiv.

Prosentandelen brukes senere som grunnlag for forslag til a-kontobeløp. Akontoplan og akontogrupper er nå klare til bruk.

Knytt akontogruppe til kunden

1. Gå til Firmaer og åpne kundens firmakort.
2. Klikk på Rediger.
3. Klikk på fanen Fakturaopplysninger (mottak).
4. Velg ønsket akontogruppe i feltet Akontogruppe.
5. Klikk på Lagre.

Akontoplan og akontogruppe må være lagt inn på firmakortet til hver enkelt kunde for at akontofakturering med automatisk beregning skal fungere.

Fakturer akonto

1. Gå til Økonomi, Faktura og klikk på Fakturering.
2. Velg Akonto i nedtrekkslista Type fakturering.
3. Velg ønsket akontogruppe og periode.
4. Klikk på Hent honorar.

Eksempel: Stipulert honorar i kundebudsjettet er kr 100 000. Akontogruppen på firmakortet er «A-konto høst 30 % august», med prosentandel 30 %. Når du klikker på Hent honorar, foreslås et a-kontobeløp på kr 30 000.

Avregn akontoene mot saldo

Har du sendt akontoer, må de avregnes mot saldo med fakturatypene Sluttfaktura eller Løpende med avregn. a-konto/forskudd. Gjøres ikke dette, blir akontoene liggende igjen med kreditsaldo på prosjektet eller kunden.

Selv om akontoene dekker det avtalte honoraret, må de uansett avregnes. Velg en fakturatype som tar hensyn til tidligere sendte akontoer, og velg Ikke send under sendingstype hvis du ikke ønsker å sende en sluttfaktura på kr 0 til kunden.

Viktig å vite

• En akontofaktura knyttes til et prosjekt, men har ingen direkte tilknytning til timer som er påløpt. Det er ikke mulig å legge ved påløpte timer som fakturavedlegg på en akontofaktura. Det må eventuelt ettersendes til kunden.
• Fakturatypen Løpende tar ikke hensyn til ikke-avregnede akontofakturaer. Se artikkelen om fakturatyper.