Gjelder for: Alle med tilgang
Ser du ikke dette valget, kan firmaet ditt ha begrenset tilgangen. Spør administratoren din.
Dokumentrom, også kalt dokumentdelingsrom, brukes til sikker deling av dokumenter. Tilgang gis bare til inviterte medlemmer, som logger inn med BankID. Personer uten BankID kan logge inn med e-post når det er aktivert på personkortet, og kan koble til en ekstern konto.
Hvem ser et dokumentrom i Visena?
En bruker i Visena ser et dokumentrom bare dersom brukeren oppfyller minst ett av disse kriteriene:
- Brukeren er administrator, altså medlem av Visena-admin-gruppen.
- Brukeren er eier av dokumentrommet.
- Brukeren er medlem av dokumentrommet.
Brukere som ikke oppfyller noen av kriteriene, har ikke tilgang til dokumentrommet eller dokumentene der.
Innlogging med BankID
Alle inviterte medlemmer må logge inn med BankID for å få tilgang til dokumentene. Se artikkelen om elektroniske ID-er.
Innlogging med e-post for personer uten BankID
En person som er eller skal bli medlem av et dokumentrom, kan logge inn med e-post i stedet for BankID. To ting må være på plass:
- E-postadressen er unik. Personens e-postadresse og eventuelle aliaser må være unike. Systemet gir melding dersom adressen ikke er unik.
- Login til portal aktivert er huket av på personens personkort.
Slik aktiverer du innlogging med e-post:
- Gå til Personer og åpne personkortet.
- Klikk på Rediger.
- Klikk på fanen Generelt.
- Huk av for Login til portal aktivert øverst i fanen. Avhukingen vises for personer som ikke er Visena-brukere. For brukere viser fanen Lisens-feltene Tillat login, Tilgang til Visena og Tilgang til E-post (IMAP) i stedet.
- Klikk på Lagre.
Valget for å logge inn med e-post vises bare for personer som kan logge inn med e-post: personer som har login til portal aktivert på personkortet, eller som er Visena-brukere.
Innlogging med ekstern konto
Medlemmer av et dokumentrom kan logge inn med en ekstern konto, for eksempel Microsoft eller Google. To forutsetninger:
- Administratoren har aktivert autentiseringsleverandørene firmaet ønsker å tilby. Se artikkelen om eksterne innloggingsmetoder for portalen.
- Personen er markert med login til portal aktivert, altså kan logge inn med e-post.
Slik kobler medlemmet til sin eksterne konto:
- Logg inn i dokumentrommet.
- Klikk på navnet ditt øverst i høyre hjørne.
- Klikk på Legg til ved den eller de eksterne kontoene som skal brukes til innlogging.
Når den eksterne kontoen er koblet, logges personen rett inn ved å velge den innloggingsmetoden i innloggingsbildet.