Gjelder for: Kun administratorer
Video:
Rollen faktureringsansvarlig gir en person eller en brukergruppe rett til å fakturere alle prosjekter og firmaer som en avdeling og underavdelingene eier. En administrator tildeler rollen under Admin, Brukere, Avdelingsroller med knappen Ny tilordning.
- Gå til Admin, Brukere, Avdelingsroller i menyen til venstre.
- Klikk på Ny tilordning.
- Velg avdelingen rollen skal gjelde for i Avdeling. Skal rollen gjelde alt i Visena-instansen, velg toppgruppen Alle. Skal den gjelde én avdeling, velg avdelingen, for eksempel Alle / 1. Avdeling revisjon.
- Velg Faktureringsansvarlig i Rolle.
- Velg Person eller Gruppe under Innehavere.
- Klikk i feltet — søk navn —. En liste åpnes med kolonnene Navn, Primærfirma, Firmarelasjoner, Primærgruppe og Aktiv, og knappene Velg filter, Kolonner, Bruk markerte, Marker alle og Marker ingen. Klikk på personen eller gruppen, for eksempel gruppen 1.2 Partner. Navnet legges inn som en merkelapp under Innehavere, og krysset på merkelappen fjerner den igjen. Skal du legge til flere på én gang, marker dem i lista og klikk på Bruk markerte.
- Kontroller datoen i Fra. Feltet er forhåndsutfylt med dagens dato og klokkeslett.
- Klikk på Lagre.
Tilordningen vises i tabellen for avdelingen du valgte, med rolle, innehaver, status Aktiv og dato i Fra. Velger du en gruppe, står gruppenavnet med (gruppe) bak.
Hva innehaveren kan gjøre- Innehaveren kan fakturere alle prosjekter og firmaer som avdelingen eier, og alt som eies av avdelingene under den. Er rollen gitt på toppgruppen Alle, gjelder den hele instansen.
- Rollen gir rettigheten Fakturere på prosjekt og firma. Den gir ikke leserett. En faktureringsansvarlig ser firmaene i fakturagrunnlaget og kan fakturere dem, men kan ikke åpne firmakortet eller se fanen Økonomi uten at det er gitt egen leserett.
- Én person kan ha flere roller, på flere avdelinger. Rettighetene legges sammen.
- Er innehaveren en gruppe, gjelder rollen for alle medlemmene i gruppen.
Tilordninger avsluttes, de slettes ikke. Slik beholder du historikken over hvem som hadde rollen.
- Klikk på Avslutt på raden i tabellen for å avslutte tilordningen. Raden får status Avsluttet og dato i Til, og Avslutt blir grå på raden.
- Klikk på Rediger for å endre perioden. Dialogen Endre tilordning lar deg endre Fra og sette en sluttdato i Til. Rolle, avdeling og innehaver ligger fast. Står Til tomt, løper tilordningen videre.
Ble tilordningen feil, avslutt den og opprett en ny med riktig avdeling, rolle eller innehaver.
Viktig å vite- Rollen gjelder avdelingen du velger og alle underavdelinger. Skal to avdelinger ha hver sin faktureringsansvarlige, oppretter du én tilordning per avdeling.
- Hvilke rettigheter hver avdelingsrolle gir, står under Roller og rettigheter nederst på siden Avdelingsroller. Faktureringsansvarlig gir Fakturere på prosjekt og firma.
