Gjelder for: Alle med tilgang
Visena har et personregister der du oppretter personer med kontaktdata og knytter dem til firma. En person bør bare registreres én gang, og knyttes til det viktigste firmaet personen har en rolle i, primærfirmaet. Har personen roller i flere firmaer, legges de øvrige inn som relasjoner. Hvilke relasjonstyper du ønsker i din instans, er valgfritt. Send en henvendelse via kundesenteret med hvilke relasjoner du ønsker, så hjelper vi deg med å opprette dem.
Opprett en person
- Klikk på Ny øverst og velg Person, eller klikk på Opprett i lista Personer.
- Fyll inn informasjonen i fanen Generelt: Primærfirma, Fornavn, Etternavn og kontaktinformasjon. De øvrige fanene, som Adresser, Notater, Rapporteringsgrupper og Bilde, kan fylles ut senere.
- Klikk på Lagre.
Når personen er opprettet, har den et personkort der du kan arkivere dokumenter og e-post (forutsetter Visena e-post), se hvilke rapporteringsgrupper personen er knyttet til, og hvilke roller personen har. Fra personkortet kan du legge til en ny relasjon.
Primærfirma og firmarelasjoner
Primærfirma er firmaet som er valgt som hovedfirma på personkortet. Alle som har firma satt på personkortet, har dette firmaet som en aktiv relasjon med navnet Har som primærfirma, og relasjonen vises under Relasjoner på firmakortet i tillegg til under Personer. Endringen er et steg på veien for blant annet å kunne hente inn personer fra offentlige roller.
I lista Personer viser kolonnen Primærfirma hovedfirmaet, og kolonnen Firmarelasjoner viser en samlet oversikt over personens primærfirma og de andre firmaene personen har relasjoner til, slik de er registrert på personkortet.
Legg til en relasjon
- Åpne firmakortet og klikk på fanen Relasjoner. Underfanene Firma, Personer og Prosjekter viser relasjonene per type.
- Klikk på Ny relasjon, velg rolle og person, og lagre.
Avslutt en relasjon eller rolle
Eksterne relasjoner som styreleder, daglig leder og styremedlem er knyttet til firmaet. De avsluttes fra firmakortet eller personkortet:
- Åpne firmakortet og klikk på fanen Relasjoner. Nedtrekkslista Vis lar deg velge aktive eller alle relasjoner.
- Finn relasjonen du ønsker å avslutte, og klikk på pilen til høyre på raden.
- Velg Avslutt periode. Velg Slett bare hvis relasjonen er feilregistrert.
På personkortet finner du relasjonene i boksen Relasjoner i fanen Sammendrag, gruppert per rolle, for eksempel Er ansvarlig for, Er kontaktperson for og Har som primærfirma. Klikk på pilen til høyre på raden og velg Avslutt periode. Du kan også klikke på Rediger, fanen Relasjoner, og bruke tannhjulet til høyre på raden.
Interne relasjoner, altså brukeres roller på prosjekter eller firmaer, avsluttes på samme måte fra firmakortet eller personkortet, eller slik:
- Prosjekt: åpne prosjektkortet, gå til fanen Relasjoner og underfanen Relasjoner, klikk på pilen til høyre på raden og velg Avslutt periode. Slett fjerner relasjonen helt.
- Budsjett: hent fram prosjektet i budsjettet. Slett budsjettlinjen, eller velg rett person i feltet for medarbeider på linjen for rollen du ønsker å endre.