Lag dokumentmaler med flettefelter, og finn malmappen

Gjelder for: Alle med tilgang

Ser du ikke dette valget, kan firmaet ditt ha begrenset tilgangen. Spør administratoren din.

Visena Dokumentsenter lar deg lage avanserte Word-maler med flettefelter. Et flettefelt er en kode du plasserer i dokumentet, og som Visena automatisk erstatter med riktig verdi, for eksempel kundenavn eller dato, når dokumentet opprettes. Det sparer manuelt arbeid, sikrer kvaliteten på dokumentene og gjør dem enkle å finne igjen.

Slik lager du en mal

1. Start gjerne med en mal du allerede har, eller med et tomt Word-dokument.
2. Plasser flettefeltene i dokumentet der du ønsker at Visena skal sette inn verdier. Fyll ut resten av maldokumentet med ønsket tekst på vanlig måte.
3. Last malen opp til Visena. Legg den i malmappen, som regel mappen Maler under fanen Dokumenter på firmakortet til din egen virksomhet, eller i dokumentfanen i en prosessmal. Bruk Last opp filer eller dra filen til Slipp filer her.
4. Huk av for maldokumentet i lista, høyreklikk på navnet og velg Vis egenskaper til [dokumentnavn]. Egenskapene åpnes i et panel til høyre.
5. Inneholder malen flettefelter, huk av for Dokumentet er en mal og inneholder flettefelter.

Malen er nå klar til bruk, og kan velges i nedtrekkslista Mal når du klikker på Ny og Dokument.

Flettefeltkodene

Verdien som står i anførselstegn i referansen, kopieres og limes inn i Word. Ta med selve anførselstegnene. Kodene finner du i referansedokumentet: https://visena.com/hubfs/Flettefelter%20med%20referasne.docx

Hvor ligger malmappen?

Dokumentmaler arkiveres i en egen mappe på virksomhetens eget firmakort.

1. Gå til Firmaer og åpne firmakortet til din egen virksomhet.
2. Klikk på fanen Dokumenter.
3. Til venstre ser du mappestrukturen under Mapper. Dokumentmalene ligger i mappen Maler.

Hvilken mappe er definert som malmappe?

Brukere med administratortilgang kan sette standard malmappe per avdeling.

1. Gå til Admin i menyen til venstre, klikk på Brukere og deretter på Brukere og grupper.
2. Høyreklikk på toppgruppen og velg Rediger gruppe.
3. Nedtrekkslista Mappe for dokumentmaler i fanen Generelt viser hvilken mappe som er valgt for maler.
4. Klikk på Lagre hvis du har gjort endringer.

Relatert

• Opprett dokument fra mal og send det til signering
• Word-malen er blokkert eller har sporing fra andre forfattere
• Arkiver dokumenter i mapper og opprett undermapper