Gå til innhold
  • Det finnes ingen forslag fordi søkefeltet er tomt.

Send EHF-faktura: krav til felter, vedlegg og fakturagrunnlag

EHF krever orgnummer, adresse og bankkonto på begge firmakort. Fakturaen sendes med PDF, og fakturagrunnlaget kan også sendes på e-post.

Gjelder for: Alle med tilgang

Ser du ikke dette valget, kan firmaet ditt ha begrenset tilgangen. Spør administratoren din.

Visena støtter EHF-fakturering. Elektronisk handelsformat (EHF) er det offentlige standardformatet for efaktura. Med EHF utveksler du digitale meldinger mellom dine egne systemer og systemene til kundene og leverandørene dine.

Hvilke felter må være utfylt?

På kundens firmakort, under fanen Fakturaopplysninger (mottak):

  • Orgnummer
  • Adresse
  • Poststed
  • Postnr
  • Land

På ditt eget firmas kort, under fanen Fakturaopplysninger (utgående):

  • Orgnummer
  • Adresse
  • Poststed
  • Postnr
  • Land
  • Bankkontonummer, bare tall, uten mellomrom eller punktum

Dette er obligatoriske felter. Mangler noen av dem, får fakturaen status «Sending feilet».

Oppdater firma, fanen Fakturaopplysninger (mottak)

Sjekk om kundene kan motta EHF-faktura

Visena kan sjekke om kundene kan motta EHF-faktura, enten for ett firma fra firmakortet eller som en masseoppdatering fra firmalisten.

  • Fra firmalisten: huk av firmaet, høyreklikk på raden og velg Datavask. Valget ligger i høyreklikkmenyen på raden, ikke under Flere valg i verktøylinja. Flere valg har bare Eksporter til Excel og Last ned Excel-liste med firmaer med ugyldig orgnr.

Høyreklikkmenyen på et firma, med Datavask

  • Fra firmakortet: klikk på difi-knappen ved siden av Rediger org.nr på fanen Generelt i dialogen Oppdater firma, for å oppdatere opplysninger mot Difi og Brønnøysund.
Vedlegg på EHF-fakturaen

Når EHF-faktura sendes fra Visena, sendes det med et PDF-vedlegg som inneholder fakturaen og eventuelt fakturagrunnlaget, dersom vedlegg er valgt på fakturaen. Hvordan EHF-fakturaen med vedlegget presenteres i mottakerens regnskapssystem, avhenger av det enkelte regnskapssystem.

Med EHF som sending og ulike valg i feltet Vedlegg:

  • Vedlegg: Ingen: det sendes bare faktura på EHF til mottaker.
  • Vedlegg: Fakturagrunnlag eller Fakturagrunnlag med pris: det sendes faktura med fakturagrunnlag på EHF til mottaker.

Send fakturagrunnlaget på e-post i tillegg

Noen regnskapssystemer skjuler PDF-vedleggene. Da kan det være ønskelig å sende fakturagrunnlaget på e-post i tillegg. Det er bare fakturagrunnlaget, for eksempel timelister og spesifikasjoner, som sendes på e-post, ikke selve fakturaen. Slik unngås det at fakturaen blir betalt to ganger.

  1. Når du fakturerer, huk av for Send fakturagrunnlaget (timelister etc.) til separat e-postadresse. 
  2. Legg inn én eller flere e-postadresser som skal motta fakturagrunnlaget.

Med EHF som sending og avhuking for separat e-post:

  • Vedlegg: Fakturagrunnlag eller Fakturagrunnlag med pris: faktura og fakturagrunnlag sendes på EHF til mottaker, og bare fakturagrunnlaget sendes på e-post til adressen som er lagt inn.
  • Vedlegg: Ingen: gir feilmelding. Vedlegg må være satt når fakturatypen er EHF og det er huket av for at fakturagrunnlaget skal sendes separat. Systemet har ikke noe fakturagrunnlag å sende til e-posten når det står Ingen på vedlegg.
Viktig å vite

Standard sendingsmåte og standardvedlegg for en kunde settes på kundens firmakort: klikk på Rediger, klikk på fanen Fakturaopplysninger (mottak) og velg EHF-faktura i Fakturatype og ønsket verdi i Standardvedlegg. Firmaer uten organisasjonsnummer får merknaden «Har ikke orgnr.» ved fakturatypen.

Relatert