Gjelder for: Kun administratorer
Når en ansatt slutter, bør administrator stenge tilgangene og rydde i e-post og normaltid. Denne sjekklista samler alt på ett sted. Alle stegene gjøres under Admin, Brukere, Brukere og grupper: huk av brukeren, høyreklikk og velg Rediger person. Dialogen Oppdater person åpnes.
1. Sett brukeren inaktiv og fjern innloggingen
En inaktiv bruker kan ikke logge inn, men brukerdata beholdes i systemet.
- I fanen Generelt, under Lisens, fjerner du haken for Tillat login og haken for Aktiv.
- Klikk på Lagre.
Du kan også huke av brukeren i lista, høyreklikke og velge Marker som inaktiv.
2. Steng e-posttilgangen (IMAP)
I fanen Generelt, under Lisens, fjerner du haken for Tilgang til E-post (IMAP). Brukeren kan da ikke lenger logge inn på eksterne e-postklienter.
3. Sett utløpsdato på kontoen
En utløpsdato bestemmer hvor lenge en brukerkonto kan brukes. Innlogging fungerer fram til utløpsdatoen. Etter utløpsdatoen vil innlogging feile, og brukeren får en melding om det. Utløpsdato er nyttig når et arbeidsforhold opphører, og når en bruker bare skal ha midlertidig tilgang. Da får brukeren ikke logget inn selv om kontoen fortsatt står som aktiv.
- Gå til fanen Konto. Fanen er kun synlig for administratorer og brukeren selv.
- Fyll inn ønsket dato i Utløpsdato for konto.
- Klikk på Lagre.
Brukeren kan se om det er satt en utløpsdato på egen konto, men kan ikke endre den. Kun brukere med administratorrettigheter kan legge inn utløpsdato.
4. Skru av alternativ innloggingsmetode
Skru av eller fjern alternativ innloggingsmetode for brukeren i fanen Autentiseringsleverandører i samme dialog.
5. Autosvar og videresending av e-post
- Sett opp autosvar på e-posten. Se artikkelen om fraværsmelding.
- Skal e-post til brukeren videresendes til en annen adresse, huker du av Videresend epost i fanen Konto og legger inn adressen i Videresend til adresse. Se artikkelen om videresending.
6. Oppdater normaltiden med sluttdato
Normaltid er den forventede arbeidstiden som er satt opp for den ansatte. Du endrer den i kapasitetsbudsjettet.
- I fanen Generelt setter du sluttdato i feltet Ansatt til, og klikker på Lagre.
- Gå til Admin, Budsjettering, Kapasitetsbudsjett.
- Merk den ansatte, klikk på tannhjulet lengst til høyre på raden, og velg Oppdater 1 fra normaltidsmalen.
- Klikk på Oppdater nederst på siden for å bekrefte.
Normaltiden i kapasitetsbudsjettet er nå oppdatert. Den oppdaterte normaltiden vises også i timestatistikken og i timeføringen.